Softwarelicenser og priser: En oversigt over modeller og omkostninger

Licensmodeller: evig, tidsbegrænset, abonnement og SaaS

Når softwarelicenser skal sammenlignes, er prisen kun én forskel. Licensmodellerne adskiller sig også på tre centrale punkter: hvor længe man må bruge softwaren, om opgraderinger er inkluderet, og om betalingen sker én gang eller løbende. Conscia bruger i sin gennemgang af VMware-licenser en nyttig opdeling i perpetual, SnS, term og subscription, hvor modellerne stilles side om side.

Perpetual – den evige licens: En perpetual-licens giver virksomheden ret til at bruge softwaren, så længe slutbrugeren accepterer og overholder licensaftalens betingelser. I princippet kan softwaren derfor bruges på ubestemt tid. Vigtigt er det, at købet giver ret til netop den version, man har købt; en senere opgradering kræver et separat køb. Modellen er den mest udbredte, men der tilbydes færre og færre licenser på den.

SnS – Support and Subscription: SnS er ikke en selvstændig licensmodel, men et tilkøb til perpetual-licenser. Supportdelen giver ret til hjælp fra leverandørens supportorganisation, mens subscription-delen giver adgang til opgraderinger. Delene købes oftest samlet som én supportkontrakt, og ved nykøb af perpetual-licenser er det i langt de fleste tilfælde obligatorisk at købe en SnS-kontrakt med licensen.

Term: Term-licensmodellen minder om den gamle perpetual-licens, men samler software og SnS i én aftale. Man betaler for term-modellen, som var den subscription-baseret, dog minimum et år ad gangen. Man ejer ikke softwaren, og når aftalen udløber uden forlængelse, mister man retten til at bruge den.

Subscription: En subscription-aftale giver brugsret i en given periode, så længe licensaftalens betingelser overholdes. Brugeren ejer ikke softwaren, men har brugsret i den angivne periode, og SnS er inkluderet. Ifølge Conscia er modellen at foretrække, hvor man ønsker en OPEX-model med jævn softwareudgift over en årrække, så udgifterne følger driftsbudgettet.

SaaS – software som tjeneste: Ved SaaS-løsninger ligger drift, hosting og vedligeholdelse af platformen typisk hos leverandøren, og kunden betaler for adgang i den aftalte periode. Betalingsmønstret ligner derfor subscription-modellen, men ansvaret for at holde løsningen kørende og opdateret ligger et andet sted i leverandørkæden. Det er værd at holde fast, når en evig licens plus vedligeholdelse sammenlignes med en løbende abonnementsbetaling: Det er ikke kun betalingsrytmen, der er forskellig, men også hvem der bærer drifts- og opgraderingsbyrden.

Sammenligning af licensmodeller: Perpetual, SnS, Term, Subscription og SaaS

Listepris er ikke det samme som totalomkostning

Ved softwarelicenser er listeprisen kun udgangspunktet. Ifølge Inciro findes der ikke én pris for Microsoft 365 til virksomheder, men en kombination af licenstyper, tilvalg, driftskrav og organisatoriske valg, som tilsammen afgør, hvad man ender med at betale. Den reelle pris bestemmes af, hvilke brugere man har, hvilke data man beskytter, hvilke enheder man administrerer, og hvor disciplineret man er med tildeling, review og fornyelse.

Den første faktor er licensfamilien. Ifølge Inciro skelner Microsoft groft mellem Business- og Enterprise-planer, hvor Business typisk er relevant op til 300 brugere, mens Enterprise bliver aktuelt i større organisationer eller ved krav om mere avanceret compliance, identitet og sikkerhed. Den næste faktor er brugerprofilen: En økonomichef, en receptionist, en produktionstekniker og en global administrator har ikke samme behov, men ender alligevel ofte på samme pakke, fordi det virker administrativt enklere – og det er sjældent økonomisk fornuftigt.

Sikkerhed og compliance flytter også prisen. Så snart man vil styre enheder med Microsoft Intune, indføre Conditional Access, bruge Defender for Business eller arbejde mere systematisk med Microsoft Purview, ændrer prisen sig, fordi kravene rækker ud over e-mail og Office-apps. Dertil kommer tilvalg som Teams-telefoni, Power BI, Project, Visio, arkivering, avanceret eDiscovery og identitetsfunktioner. Hver for sig kan de være fornuftige køb, men de bliver dyre, hvis de rulles bredt ud uden en klar ejer og et klart exit-kriterium.

Endelig spiller den daglige licensadministration ind. Ifølge Inciro kan en virksomhed med et stramt joiner-mover-leaver-flow, faste licensreviews og tydelige brugerprofiler ofte holde et relativt avanceret setup økonomisk sundt. En virksomhed med manuel onboarding, uklare roller og sjældne reviews ender derimod næsten altid med at betale mere end nødvendigt.

Skattebehandling: tidsubegrænsede licenser vs. periodiske betalinger

Fra 1. januar 2025 ændrede skattereglerne for softwareanskaffelser sig. Ifølge BDO skal der skattemæssigt nu skelnes mellem licenser, hvor brugen ikke er tidsbegrænset, og licenser, hvor der betales for en specifik periode. De nye regler udmønter en politisk aftale om at fjerne muligheden for skattemæssig straksafskrivning af udgifter til software og til køb af knowhow og patentrettigheder. Ændringen har virkning for udgifter, der afholdes den 1. januar 2025 og derefter, og selskaber med skævt regnskabsår skal derfor opdele udgifter inden for regnskabsåret 2024/25.

Konkret betyder det, at udgifter til anskaffelse af computersoftware fremover skal afskrives efter samme regler som køb af driftsmidler og inventar – altså efter saldometoden med op til 25 %. Anskaffelser under 33.100 kr. (2024-niveau) kan dog fortsat straksafskrives som småanskaffelser. Effekten er, at det fremover tager otte år at opnå fradrag for 90 % af udgifterne, og at den samlede afskrivning fordeles over mere end ti år. Det er først og fremmest et rentetab, fordi fradragsretten spredes over en længere årrække i stedet for at ligge i købsåret.

Der er dog en vigtig undtagelse: Betalinger for brug af software i en specifik periode – for eksempel Microsoft Office-pakken eller et online bogføringsprogram – er ikke omfattet af de nye regler. Sådanne udgifter er fortsat fradragsberettigede i det år, hvori de afholdes. De nye regler gælder nemlig kun, når der opnås en tidsubegrænset ret til at bruge softwaren. BDO anbefaler derfor virksomheder at gennemgå deres licensaftaler for at se, hvilke der bliver omfattet af de nye regler, og hvilke der er uændrede.

For software, der kan bruges uden tidsbegrænsning, og som er anskaffet inden skæringstidspunktet, skal man desuden vurdere fremtidige opdateringer og tilpasninger: Er der tale om vedligeholdelse eller forbedring? Er det sidste tilfældet, skal også opdateringsudgifterne afskrives. Ifølge bemærkningerne til lovforslaget er der tale om forbedring, hvis der for eksempel installeres et nyt modul i et system, hvor de enkelte moduler fungerer selvstændigt. Udgifter til løbende sikkerhedsopdateringer og tilpasninger – for eksempel af virksomhedens hjemmeside – anses derimod for fradragsberettigede vedligeholdelsesudgifter. Det kan også være tilfældet ved større tilpasninger og nye funktionaliteter, hvis de indgår naturligt i det eksisterende system. PwC har ligeledes beskrevet, at der fra 1. januar 2025 er kommet nye skatteregler for afskrivning af software, hvor køb af ny software og forbedring af eksisterende software kan blive berørt.

Prisudvikling og afhængighed i danske organisationer

Licensudgifter er ikke en fast størrelse. Data, som Version2 har indsamlet via aktindsigt hos samtlige danske kommuner, viser, at kommunernes udgifter til Microsoft-licenser næsten er fordoblet over de sidste seks år. I 2018 betalte danske kommuner mindst 313 millioner kroner til Microsoft blandt andet for licenser til programmer som Word og Outlook, og i 2023 lå tallet på omkring 538 millioner kroner.

Udviklingen ses også lokalt. I Middelfart Kommune steg Microsoft-udgifterne fra omkring 2 millioner kroner i 2018 til lige under 5,4 millioner kroner i 2023. I Favrskov Kommune gik udgifterne fra cirka 4 millioner kroner i 2018 til mindst 5,6 millioner kroner i 2023. Ifølge Version2 peger flere kommunale it-chefer på prisstigninger som den væsentligste årsag. »Det væsentligste er, at Microsoft har sat priserne op. Vi har været nødt til at sætte væsentlig flere penge af til Microsoft-licenser år for år. Prisstigningerne har langt oversteget den almindelige inflation,« siger Steen Vinderslev, kommunaldirektør i Middelfart Kommune.

Samtidig er det ikke enkelt at skifte leverandør. »Jeg synes, det er træls og ærgerligt, at vi oplever de stigninger, som udfordrer os, for vi får ikke tilsvarende tilført flere midler, og vi kan ikke hæve skatten på baggrund af prisstigninger hos Microsoft eller sænke den kommunale service,« fortæller Henrik Brix, it-chef i Favrskov Kommune og forperson i Foreningen for Kommunale It-chefer (KITA). Version2 beskriver, at det offentlige er blevet så afhængigt af tech-gigantens produkter, at et leverandørskifte vil være en »fuldstændig uoverskuelig udfordring« – og at det ikke er planen at skifte til et alternativ.

Pointen er generel og gælder også uden for den offentlige sektor: Når først e-mail, filer, samarbejde, identitet og sikkerhed er samlet i én platform, bliver afhængigheden af leverandøren en del af økonomien. Det gør det vanskeligt at forhandle priser ned ved at true med at skifte, og derfor er den løbende styring af licensforbruget ofte det mest effektive sted at hente besparelser.

Omkostningsudvikling i danske organisationer – Microsoft-licenser

Typiske overskridelser: inaktive brugere, overkøb og ubrugte tilvalg

Licensbudgettet løber typisk løbsk på et begrænset antal måder. Ifølge itm8 viser undersøgelser, at virksomheder i gennemsnit bruger 30 % mere end nødvendigt på software og licenser. Specifikt for Microsoft 365 indikerer itm8's data, at danske virksomheder i gennemsnit kunne spare 20 % på deres licenskøb. Besparelsespotentialet på 20 % gælder på tværs af leverandørens kundeanalyser, og som illustrerende regnestykke nævner itm8, at et årligt licensforbrug på 500.000 kr. potentielt kan reduceres med 100.000 kr.

En af de mest udbredte årsager er licenser, der ikke længere er i brug. Ifølge itm8 går omtrent hver tiende licens til en bruger, der ikke længere er en del af organisationen, og de fleste virksomheder glemmer i et eller andet omfang at fjerne licenser fra inaktive eller deaktiverede brugere. Dertil kommer speciallicenser, hvor brugere med Visio-, Project- eller Power BI-licenser ikke længere anvender dem, samt overskydende licenser, som organisationen ligger inde med.

En anden overskridelse handler om såkaldte tenant-level services: services, der aktiveres helt eller delvist for alle brugere i Microsoft 365-miljøet, når blot man har en enkelt licens. Det kan både drive omkostninger og skabe risiko for compliance-problemer, fordi omfanget af aktiverede services ikke nødvendigvis afspejler, hvad organisationen bevidst har besluttet at tage i brug.

Endelig peger Inciro på, at mange virksomheder enten overkøber eller underkøber. Nogle vælger én plan til alle ud fra en stykliste, andre lægger et add-on ovenpå ved hvert nyt behov uden at se på porteføljen som helhed. Resultatet bliver ofte et licenssetup, som hverken er billigt, enkelt eller særligt robust – og hvor ingen reelt ved, hvad der betales for, eller hvorfor.

Besparelsespotentiale ved optimering af Microsoft 365-licenser

Sådan gennemgår I licensporteføljen

Licensstyring er ikke et engangsprojekt, men en tilbagevendende rutine. En praktisk tilgang er at tage udgangspunkt i de faktorer, der ifølge Inciro reelt bestemmer omkostningen: hvilke brugere I har, hvilke data I beskytter, hvilke enheder I administrerer, og hvor disciplineret I arbejder med tildeling, review og fornyelse.

Start med at kortlægge brugere og behov. Opstil tydelige brugerprofiler, så en økonomichef, en receptionist, en produktionstekniker og en global administrator ikke automatisk ender på samme pakke. Gennemgå derefter, om Business-planer eller Enterprise-planer er det rigtige niveau for jer, og om behovet for eksempelvis Microsoft Intune, Conditional Access, Defender for Business eller Microsoft Purview reelt kræver det højere niveau.

Gennemgå aftalerne i god tid før fornyelse eller en skæringsdato. Det er også BDO's anbefaling i forhold til de nye skatteregler, hvor virksomheder bør gennemgå deres licensaftaler for at se, hvilke der bliver omfattet af de nye regler, og hvilke der er uændrede. Skelner I mellem tidsubegrænsede licenser og periodiske betalinger, bliver det samtidig tydeligt, hvordan en ændret betalingsform påvirker omkostningen efter skat.

Ryd op i det, der ikke bruges. Fjern licenser fra inaktive eller deaktiverede brugere og fra medarbejdere, der har forladt organisationen, og tag stilling til speciallicenser som Visio, Project og Power BI, hvis de ikke længere anvendes aktivt. Vurder samtidig hvert tilvalg – Teams-telefoni, arkivering, avanceret eDiscovery og identitetsfunktioner med videre – med en klar ejer og et klart exit-kriterium, så et add-on ikke bliver permanent, fordi ingen husker at tage det op til revision.

Endelig bør I etablere faste licensreviews og et stramt joiner-mover-leaver-flow. Ifølge Inciro kan virksomheder med netop disse elementer ofte holde et relativt avanceret setup økonomisk sundt. Værktøjer til licensanalyse kan understøtte arbejdet ved at se på forbrug på individuelt brugerniveau i stedet for at basere anbefalinger på generelle overvejelser – itm8 beskriver eksempelvis et forløb med en kort introduktion, læseadgang til data, en rapport med konkrete besparelsesforslag og et opfølgende møde. Pointen er ikke værktøjet, men rytmen: Faste gennemgange gør det muligt at rette op, før regningen er løbet.

Konklusion: vælg licensmodel efter samlet økonomi

Valget mellem evige licenser, term-licenser, subscription og SaaS bør ikke alene afgøres af listeprisen. Modellerne adskiller sig på brugsret, opgraderingsadgang, hvem der ejer og driver løsningen, og hvordan betalingen falder over tid – og dermed også på den skattemæssige behandling.

Efter de nye regler fra 1. januar 2025 skal tidsubegrænsede licenser afskrives som driftsmidler efter saldometoden med op til 25 %, mens periodiske betalinger fortsat er fradragsberettigede i betalingsåret, og anskaffelser under småanskaffelsesgrænsen kan straksafskrives. Derfor kan en licenstype med lav listepris vise sig dyrere efter skat og over tid end en løbende betaling – og omvendt.

Samtidig viser erfaringerne fra danske organisationer, at de største beløb sjældent ligger i selve forhandlingen. Inaktive brugere, ubrugte speciallicenser, bredt udrullede tilvalg og manglende opfølgning på fornyelser driver udgifterne op, og ifølge itm8 ligger besparelsespotentialet på Microsoft 365 i gennemsnit på omkring 20 %. Den vej til lavere omkostninger kræver ingen leverandørskifte – kun overblik, faste reviews og tydelige ejere af hver enkelt licens.

Anbefalingen er derfor at vælge licensmodel efter den samlede økonomi: brugsret og fleksibilitet, skat, administrationsbyrde og det faktiske forbrug målt over hele aftaleperioden. Besparelserne ligger oftest i styringen frem for i selve forhandlingen.