Softwarelicenser: Oversigt over modeller og omkostninger

Licensmodeller: evig, tidsbegrænset, abonnement og SaaS

Prisen er kun ét parameter, når softwarelicenser sammenlignes. Licensmodeller adskiller sig også på brugsperiodens længde, om opgraderinger er inkluderet, og om betalingen sker én gang eller løbende. Conscia opdeler i sin gennemgang af VMware-licenser modellerne perpetual, SnS, term og subscription og stiller dem side om side.

Perpetual – den evige licens: En perpetual-licens giver ret til at bruge softwaren, så længe slutbrugeren accepterer og overholder licensaftalen. Softwaren kan derfor i princippet bruges på ubestemt tid. Købet dækker kun den købte version; senere opgradering kræver et separat køb. Modellen er den mest udbredte, men udbydes i færre og færre licenser.

SnS – Support and Subscription: SnS er ikke en selvstændig licensmodel, men et tilkøb til perpetual-licenser. Supportdelen giver adgang til leverandørens supportorganisation, og subscription-delen giver ret til opgraderinger. Delerne købes normalt samlet som én supportkontrakt. Ved nykøb af perpetual-licenser er en SnS-kontrakt i langt de fleste tilfælde obligatorisk.

Term: Term-modellen ligner den gamle perpetual-licens, men samler software og SnS i én aftale. Betalingen fungerer som en subscription, dog med minimum et år ad gangen. Man ejer ikke softwaren, og udløber aftalen uden forlængelse, mister man brugsretten.

Subscription: En subscription-aftale giver brugsret i en given periode, så længe licensaftalen overholdes. Brugeren ejer ikke softwaren, men har brugsret i perioden, og SnS er inkluderet. Conscia anser modellen for at foretrække, hvor man vil have en OPEX-model med jævn softwareudgift over en årrække, så udgifterne følger driftsbudgettet.

SaaS – software som tjeneste: Ved SaaS-løsninger ligger drift, hosting og vedligeholdelse typisk hos leverandøren, og kunden betaler for adgang i den aftalte periode. Betalingsmønstret ligner subscription, men ansvaret for at holde løsningen kørende og opdateret ligger et andet sted i leverandørkæden. Sammenlignes en evig licens plus vedligeholdelse med en løbende abonnementsbetaling, er forskellen ikke kun betalingsrytmen, men også hvem der bærer drifts- og opgraderingsbyrden.

Listepris er ikke det samme som totalomkostning

For softwarelicenser er listeprisen kun udgangspunktet. Ifølge Inciro findes der ikke én pris på Microsoft 365 til virksomheder, men et samspil mellem licenstyper, tilvalg, driftskrav og organisatoriske valg. Den reelle pris afhænger af, hvilke brugere man har, hvilke data man beskytter, hvilke enheder man administrerer, og hvor disciplineret man er med tildeling, review og fornyelse.

Første faktor er licensfamilien. Ifølge Inciro skelner Microsoft groft mellem Business- og Enterprise-planer. Business er typisk relevant op til 300 brugere, mens Enterprise bliver aktuelt i større organisationer eller ved krav om mere avanceret compliance, identitet og sikkerhed.

Næste faktor er brugerprofilen. En økonomichef, en receptionist, en produktionstekniker og en global administrator har forskellige behov, men ender ofte på samme pakke, fordi det virker administrativt enklere – sjældent økonomisk fornuftigt.

Sikkerhed og compliance påvirker også prisen. Vil man styre enheder med Microsoft Intune, indføre Conditional Access, bruge Defender for Business eller arbejde mere systematisk med Microsoft Purview, ændrer prisen sig, fordi kravene rækker ud over e-mail og Office-apps.

Hertil kommer tilvalg som Teams-telefoni, Power BI, Project, Visio, arkivering, avanceret eDiscovery og identitetsfunktioner. Hver for sig kan de være fornuftige, men de bliver dyre, hvis de rulles bredt ud uden klar ejer og exit-kriterium.

Endelig betyder den daglige licensadministration noget. Ifølge Inciro kan en virksomhed med et stramt joiner-mover-leaver-flow, faste licensreviews og tydelige brugerprofiler ofte holde et relativt avanceret setup økonomisk sundt. En virksomhed med manuel onboarding, uklare roller og sjældne reviews ender derimod næsten altid med at betale mere end nødvendigt.

Skattebehandling: tidsubegrænsede licenser vs. periodiske betalinger

Fra 1. januar 2025 ændrede skattereglerne for softwareanskaffelser sig. Ifølge BDO skal man skattemæssigt skelne mellem licenser, hvor brugen ikke er tidsbegrænset, og licenser, hvor der betales for en specifik periode.

De nye regler udmønter en politisk aftale om at fjerne muligheden for skattemæssig straksafskrivning af udgifter til software og til køb af knowhow og patentrettigheder. Ændringen gælder udgifter afholdt 1. januar 2025 og senere. Selskaber med skævt regnskabsår skal derfor opdele udgifter inden for regnskabsåret 2024/25.

Konkret skal udgifter til anskaffelse af computersoftware fremover afskrives efter samme regler som køb af driftsmidler og inventar – efter saldometoden med op til 25 %. Anskaffelser under 33.100 kr. (2024-niveau) kan dog fortsat straksafskrives som småanskaffelser.

Effekten er, at det fremover tager otte år at opnå fradrag for 90 % af udgifterne, og at den samlede afskrivning fordeles over mere end ti år. Det er først og fremmest et rentetab, fordi fradragsretten spredes over en længere årrække i stedet for at ligge i købsåret.

Der er dog en vigtig undtagelse: Betalinger for brug af software i en specifik periode – for eksempel Microsoft Office-pakken eller et online bogføringsprogram – falder uden for de nye regler. Sådanne udgifter er fortsat fradragsberettigede i det år, de afholdes.

De nye regler gælder nemlig kun, når der opnås en tidsubegrænset ret til at bruge softwaren. BDO anbefaler derfor virksomheder at gennemgå deres licensaftaler for at se, hvilke der rammes af ændringen, og hvilke der er uændrede.

For software, der kan bruges uden tidsbegrænsning, og som er anskaffet inden skæringstidspunktet, skal man desuden vurdere fremtidige opdateringer og tilpasninger. Er der tale om vedligeholdelse eller forbedring? Er det sidste tilfældet, skal opdateringsudgifterne også afskrives.

Ifølge bemærkningerne til lovforslaget er der tale om forbedring, hvis der for eksempel installeres et nyt modul i et system, hvor de enkelte moduler fungerer selvstændigt. Udgifter til løbende sikkerhedsopdateringer og tilpasninger – for eksempel af virksomhedens hjemmeside – anses derimod for fradragsberettigede vedligeholdelsesudgifter. Det kan også være tilfældet ved større tilpasninger og nye funktionaliteter, hvis de indgår naturligt i det eksisterende system.

PwC har ligeledes beskrevet, at der fra 1. januar 2025 er kommet nye skatteregler for afskrivning af software. Køb af ny software og forbedring af eksisterende software kan blive berørt.

Prisudvikling og afhængighed i danske organisationer

Licensudgifter er ikke en fast størrelse. Data, som Version2 har indsamlet via aktindsigt hos samtlige danske kommuner, viser, at kommunernes udgifter til Microsoft-licenser næsten er fordoblet over de sidste seks år. I 2018 betalte danske kommuner mindst 313 millioner kroner til Microsoft, blandt andet for licenser til programmer som Word og Outlook. I 2023 lå tallet på omkring 538 millioner kroner.

Udviklingen ses også lokalt. I Middelfart Kommune steg Microsoft-udgifterne fra omkring 2 millioner kroner i 2018 til lige under 5,4 millioner kroner i 2023. I Favrskov Kommune gik udgifterne fra cirka 4 millioner kroner i 2018 til mindst 5,6 millioner kroner i 2023.

Ifølge Version2 peger flere kommunale it-chefer på prisstigninger som den væsentligste årsag. »Det væsentligste er, at Microsoft har sat priserne op,« siger Steen Vinderslev, kommunaldirektør i Middelfart Kommune.

»Vi har været nødt til at sætte væsentlig flere penge af til Microsoft-licenser år for år. Prisstigningerne har langt oversteget den almindelige inflation,« siger han.

Samtidig er det ikke enkelt at skifte leverandør. »Jeg synes, det er træls og ærgerligt, at vi oplever de stigninger, som udfordrer os, for vi får ikke tilsvarende tilført flere midler,« fortæller Henrik Brix, it-chef i Favrskov Kommune og forperson i Foreningen for Kommunale It-chefer (KITA).

»Vi kan ikke hæve skatten på baggrund af prisstigninger hos Microsoft eller sænke den kommunale service,« fortæller Henrik Brix. Version2 beskriver, at det offentlige er blevet så afhængigt af tech-gigantens produkter, at et leverandørskifte vil være en »fuldstændig uoverskuelig udfordring«. Det er ikke planen at skifte til et alternativ.

Mønstret gælder også uden for den offentlige sektor: Når e-mail, filer, samarbejde, identitet og sikkerhed først er samlet i én platform, bliver afhængigheden af leverandøren en del af økonomien. Det gør det vanskeligt at forhandle priser ned ved at true med at skifte, og derfor er løbende styring af licensforbruget ofte det mest effektive sted at hente besparelser.

Udvikling i kommunale udgifter til Microsoft-licenser (2018–2023)

Typiske overskridelser: inaktive brugere, overkøb og ubrugte tilvalg

Licensbudgettet løber typisk løbsk på et begrænset antal måder. Ifølge itm8 viser undersøgelser, at virksomheder i gennemsnit bruger 30 % mere end nødvendigt på software og licenser. For Microsoft 365 indikerer itm8's data, at danske virksomheder i gennemsnit kunne spare 20 % på licenskøb.

Besparelsespotentialet på 20 % gælder på tværs af leverandørens kundeanalyser. Som illustrerende regnestykke nævner itm8, at et årligt licensforbrug på 500.000 kr. potentielt kan reduceres med 100.000 kr.

En af de mest udbredte årsager er licenser, der ikke længere er i brug. Ifølge itm8 går omtrent hver tiende licens til en bruger, der ikke længere er en del af organisationen.

De fleste virksomheder glemmer i et eller andet omfang at fjerne licenser fra inaktive eller deaktiverede brugere. Dertil kommer speciallicenser, hvor brugere med Visio-, Project- eller Power BI-licenser ikke længere anvender dem, samt overskydende licenser, som organisationen ligger inde med.

En anden overskridelse handler om såkaldte tenant-level services: services, der aktiveres helt eller delvist for alle brugere i Microsoft 365-miljøet, når blot man har en enkelt licens. Det kan skabe risiko for compliance-problemer.

Endelig peger Inciro på, at mange virksomheder enten overkøber eller underkøber. Nogle vælger én plan til alle ud fra en stykliste, andre lægger et add-on ovenpå ved hvert nyt behov uden at se på porteføljen som helhed. Resultatet bliver ofte et licenssetup, som hverken er billigt, enkelt eller særligt robust.

Omkostninger og besparelse på Microsoft 365 i danske virksomheder

Sådan gennemgår I licensporteføljen

Licensstyring er ikke et engangsprojekt, men en tilbagevendende rutine. En praktisk tilgang er at tage udgangspunkt i de faktorer, der ifølge Inciro reelt bestemmer omkostningen: hvilke brugere I har, hvilke data I beskytter, hvilke enheder I administrerer, og hvor disciplineret I arbejder med tildeling, review og fornyelse.

Start med at kortlægge brugere og behov. Opstil tydelige brugerprofiler, så en økonomichef, en receptionist, en produktionstekniker og en global administrator ikke automatisk ender på samme pakke. Gennemgå derefter, om Business- eller Enterprise-planer er det rigtige niveau, og om behovet for eksempelvis Microsoft Intune, Conditional Access, Defender for Business eller Microsoft Purview reelt kræver det højere niveau.

Gennemgå aftalerne i god tid før fornyelse eller en skæringsdato. Det er også BDO's anbefaling i forhold til de nye skatteregler: Virksomheder bør gennemgå deres licensaftaler for at se, hvilke der rammes af ændringen, og hvilke der er uændrede. Skelner I mellem tidsubegrænsede licenser og periodiske betalinger, bliver det samtidig tydeligt, hvordan en ændret betalingsform påvirker omkostningen efter skat.

Ryd op i det, der ikke bruges. Fjern licenser fra inaktive eller deaktiverede brugere og fra medarbejdere, der har forladt organisationen, og tag stilling til speciallicenser som Visio, Project og Power BI, hvis de ikke længere anvendes aktivt.

Vurder samtidig hvert tilvalg – Teams-telefoni, arkivering, avanceret eDiscovery og identitetsfunktioner med videre – med en klar ejer og et klart exit-kriterium. Så bliver et add-on ikke permanent, fordi ingen husker at tage det op til revision.

Etabler faste licensreviews og et stramt joiner-mover-leaver-flow. Ifølge Inciro kan virksomheder med netop disse elementer ofte holde et relativt avanceret setup økonomisk sundt.

Værktøjer til licensanalyse kan understøtte arbejdet ved at se på forbrug på individuelt brugerniveau i stedet for at basere anbefalinger på generelle overvejelser. itm8 beskriver eksempelvis et forløb med en kort introduktion, læseadgang til data, en rapport med konkrete besparelsesforslag og et opfølgende møde.

Pointen er ikke værktøjet, men rytmen: Faste gennemgange gør det muligt at rette op, før regningen er løbet.

Gennemgang af licensportefølje: 7 trin til optimering

Konklusion: vælg licensmodel efter samlet økonomi

Valget mellem evige licenser, term-licenser, subscription og SaaS bør ikke alene afgøres af listeprisen. Modellerne adskiller sig på brugsret, opgraderingsadgang, hvem der ejer og driver løsningen, og hvordan betalingen falder over tid – og dermed også på den skattemæssige behandling.

Efter de nye regler fra 1. januar 2025 skal tidsubegrænsede licenser afskrives som driftsmidler efter saldometoden med op til 25 %. Periodiske betalinger er fortsat fradragsberettigede i betalingsåret, og anskaffelser under småanskaffelsesgrænsen kan straksafskrives. Derfor kan en licenstype med lav listepris vise sig dyrere efter skat og over tid end en løbende betaling – og omvendt.

Erfaringerne fra danske organisationer viser samtidig, at de største beløb sjældent ligger i selve forhandlingen. Inaktive brugere, ubrugte speciallicenser, bredt udrullede tilvalg og manglende opfølgning på fornyelser driver udgifterne op. Ifølge itm8 ligger besparelsespotentialet på Microsoft 365 i gennemsnit på omkring 20 %. Den vej til lavere omkostninger kræver ingen leverandørskifte – kun overblik, faste reviews og tydelige ejere af hver enkelt licens.

Vælg derfor licensmodel efter den samlede økonomi: brugsret og fleksibilitet, skat, administrationsbyrde og det faktiske forbrug målt over hele aftaleperioden. Besparelserne ligger oftest i styringen frem for i selve forhandlingen.