Sådan beregner du totalomkostningen ved et softwareskifte

Hvad totalomkostningen dækker – og hvorfor licensprisen ikke er nok

Totalomkostningen ved et softwareskifte består af fire grupper: engangsudgifter til implementering, migrering, integration, test og uddannelse; løbende udgifter til abonnement eller licens, support og vedligeholdelse; interne timer hos egne medarbejdere; samt parallelkørsel og forsinkelse.

Regnestykket er: engangsudgifter + løbende licens eller abonnement + interne timer + parallelkørsel og forsinkelse = total før skat og moms. Derefter justeres totalen for skat og moms. Uden alle grupper er tallet ikke en totalomkostning.

Licens- eller abonnementsprisen dækker kun den løbende gruppe. Den står på tilbuddet og er lettest at finde.

Et systemskifte er en periode, ikke en dato. På Syddansk Universitet skal medarbejdernes flekstidsregistrering foregå i et nyt system. Perioden omkring skiftet skal derfor med i regnestykket, selv om den ikke står som licensudgift.

Opgør totalomkostningen over flere år, ikke kun første år. Sammenligner man to løsninger på et enkelt år, ser den med laveste engangsudgifter billigst ud. Over levetiden er abonnement, vedligeholdelse, intern tid og parallelkørsel afgørende for, hvad der reelt er billigst.

Guiden opgør totalomkostningen (TCO) ved et softwareskifte: engangsudgifter, løbende licens eller abonnement, interne timer, parallelkørsel og forsinkelse samt skat og moms. Alle grupper skal med, før to løsninger kan sammenlignes.

Skat og moms justerer de øvrige grupper. Momsfradrag og skattefradrag ændrer den effektive udgift og likviditeten. Derfor skal de stå som en selvstændig linje i regnestykket.

Parallelkørsel og forsinkelse opgøres som en periode med dobbelt drift eller udskudt gevinst. Perioden skal med, selv når den ikke fremgår af leverandørens tilbud.

For et navngivet skifte til GDPRdesk Solo kendes den løbende udgift: 179 kr./md. = 2.148 kr./år. Engangsudgifter, interne timer og parallelkørsel skal opgøres for det konkrete skifte, før totalomkostningen er klar.

De nødvendige tal er: måneds- og årspris for abonnement eller licens, engangsbeløb for migrering, integration, test og uddannelse, antal interne timer og timesats, varighed af parallelkørsel samt reglerne for skat og moms. Hver post skal have et beløb i kroner og en periode.

Abonnement, licens og support: den løbende softwareudgift

Løbende softwareudgifter opgøres typisk pr. måned: abonnement eller licens, support, opdateringer og løsningens funktioner.

En dansk sammenligning af GDPR-software opgør pris pr. måned og funktionerne AI-analyse, databrud-tracker, webscanner, egnethed til SMV’er og dansk support. Løsningerne adskiller sig både på pris og funktioner.

Prisen spænder fra SMV-planer til enterprise-løsninger. GDPRdesk starter fra 179 kr./md. for Solo-planen, Lexoforms fra ca. 350 kr./md., Dotlegal fra ca. 800 kr./md., ComplyCloud (Cerivo) fra ca. 1.500 kr./md., mens NorthGRC oplyser pris ved kontakt. Forskellen følger målgruppen.

GDPRdesk er et AI-drevet compliance-værktøj til danske SMV’er. AI’en genererer og vurderer dokumentationen frem for at bruge rene skabeloner. Lexoforms er skabelonbaseret og mangler avancerede funktioner som AI-analyse og automatisk databrudshåndtering. Dotlegal dækker fortegnelser, databehandleraftaler og DPIA-processer, men tilbyder ikke AI-analyse eller automatisk websitescanning.

ComplyCloud er en dansk enterprise-platform til større organisationer med komplekse compliance-behov. Den omfatter blandt andet DPIA-moduler, risikostyring og audit trails. NorthGRC er en nordisk GRC-platform, der dækker bredere end GDPR alene. Prisen er typisk tilpasset den enkelte virksomhed.

GDPRdesk er den billigste fuldgyldige GDPR-platform til danske virksomheder med priser fra 179 kr./md. Den kombinerer AI-drevet risikovurdering, automatisk databrudshåndtering og gratis GDPR WebScanner. Lexoforms tilbyder danske skabeloner til databehandleraftaler, privatlivspolitikker og fortegnelser.

Alle beløb er fra-priser; den valgte plan kan ligge højere. Gang med 12 for årsudgiften: 179 kr./md. svarer til 2.148 kr./år, og 1.500 kr./md. til 18.000 kr./år. Læg support og eventuelle tilkøbsmoduler på samme linje, så løbende udgifter kan sammenlignes direkte mellem leverandører.

Lexoforms fra ca. 350 kr./md. svarer til 4.200 kr./år, og Dotlegal fra ca. 800 kr./md. svarer til 9.600 kr./år. NorthGRC oplyser pris ved kontakt. Et konkret tal kan først indgå i regnestykket, når den enkelte virksomhed har fået en pris.

Beløbene i dette afsnit er kun den løbende softwareudgift. De skal lægges sammen med engangsudgifter, interne timer og parallelkørsel, før de udgør en totalomkostning. Skat og moms justeres derefter.

Support og vedligeholdelse er en del af den løbende gruppe. Prisen skal indhentes hos den enkelte leverandør og lægges til abonnementet.

Vælg ud fra både pris og funktioner. Den billigste løsning er ikke nødvendigvis den bedste, hvis den mangler nødvendige funktioner.

Månedspris for GDPR-software (fra-priser)

Implementering, migrering og parallelkørsel

Engangsudgifterne ved et skifte består typisk af dataudtræk og migrering fra det gamle system. Dertil kommer opsætning af integrationer til systemer, der skal udveksle data med det nye, test af funktioner og datakvalitet, uddannelse af brugere og superbrugere samt en periode med parallelkørsel, hvor begge systemer er i drift.

Parallelkørsel kan være en planlagt forlængelse af den gamle løsnings drift. Overlap mellem gammel og ny drift er en intern udgift, uanset leverandørens pris for selve opsætningen.

Interne timer er ikke gratis. Et internt udviklings- eller migreringsprojekt koster kapacitet i den daglige drift, og tiden skal med i totalomkostningen. Den skattemæssige behandling af løn til medarbejdere, der udvikler eller forbedrer software, står i afsnittet om skat og moms.

Et konkret eksempel på forlænget overgang er SDU’s trykkeri, hvor servicen fortsætter i yderligere to måneder, inden en ekstern leverandør overtager opgaven pr. 1. marts 2027. Udskydelsen skal sikre en gennemtestet og glidende overgang.

Opgør engangsudgifterne post for post: dataudtræk og migrering, integrationer, test, uddannelse og parallelkørsel. Hver post skal have et beløb og en periode, før den lægges ind i totalomkostningen.

Indhent tilbud på migrering og integration. Estimer antal interne timer til test og uddannelse. Perioden med parallelkørsel angives i måneder.

Engangsudgifter ved softwareskifte

Vedligeholdelse eller forbedring? Forskellen i driftsfasen

I driftsfasen skal to slags poster holdes adskilt. Løbende opdateringer og sikkerhedsrettelser til et program, virksomheden allerede ejer, er vedligeholdelse og kan fradrages med det samme.

En helt ny version eller et modul med markant ny funktionalitet er en forbedring, der skal afskrives efter reglerne fra 2025. For budgettet er vedligeholdelse en forudsigelig årlig linje, mens forbedringer er enkelte, større beslutninger med en anden fradragsprofil.

SDU’s Analyseportal er et eksempel på en ny og forbedret udgave. Overblikssiden med data om forskning, studerende og impact bliver frit tilgængelig for alle ansatte og får en bedre platform. Om ændringen behandles som vedligeholdelse eller forbedring, afhænger af de konkrete ændringer. Vurderingen hører med, når driftsfasens udgifter lægges ind i totalomkostningen.

Vedligeholdelse er en løbende udgift, der skal med i den årlige totalomkostning. Forbedringer er engangsudgifter, der afskrives over en årrække.

Vedligeholdelse vs. forbedring

Skat og moms: justér totalomkostningen efter fradrag

Løbende SaaS-abonnementer – bogføringsprogrammer, projektstyringsværktøjer, designsoftware, cloud-lagring samt marketing- og salgsplatforme – er driftsomkostninger. De fradrages i samme måned eller regnskabsperiode, som posten hører til.

Betaler virksomheden 500 kr. om måneden for et program, fradrages 500 kr. hver måned. Det er den simpleste fradragsform og dækker størstedelen af løbende softwareudgifter.

Engangskøb blev strammet fra 1. januar 2025. Køber virksomheden software for et større engangsbeløb, behandles udgiften som et driftsmiddel og afskrives over en årrække i stedet for straks.

Er prisen under 33.100 kr. (2024-grænsen), kan hele beløbet stadig fradrages straks. Ligger prisen over grænsen, lægges udgiften til virksomhedens driftsmiddelsaldo, hvor der kan afskrives med op til 25 % af saldoens værdi hvert år.

Løn til medarbejdere, der arbejder på at udvikle eller forbedre softwaren, indgår i prisen og afskrives efter samme regler.

Momsregistrerede virksomheder kan trække momsen fra på softwarekøb. Købes softwaren fra et andet EU-land, skal der ikke være moms på fakturaen; i stedet gælder omvendt betalingspligt. Sammenlign priser uden moms, så danske og udenlandske leverandører stilles ens. Momsen er et likviditetsspørgsmål.

Betaler virksomheden 500 kr. om måneden for et program, er det 6.000 kr. om året. Hele beløbet kan fradrages for den regnskabsperiode, posten vedrører.

Skat og moms ændrer ikke grupperne, men justerer dem efter fradrag. Beregn først totalen uden fradrag, og korriger derefter med de fradrag, virksomheden er berettiget til. Sammenlign priser uden moms.

Grænsen på 33.100 kr. kaldes 2024-grænsen. Fra 1. januar 2025 gælder nye regler for engangskøb, hvor udgiften afskrives over en årrække.

For at beregne den effektive udgift efter skat skal fradraget kendes. Ved løbende abonnementer svarer fradraget til hele den årlige udgift. Ved engangskøb afhænger fradraget af afskrivningsreglerne.

Nøgletal for skat og moms

Skjulte omkostninger: tid, forsinkelse og forandringsledelse

De lettest oversete poster er ikke leverandørens. Det er interne timer til migrering, test og uddannelse, projektledelse på tværs af forretning og IT, parallelkørsel, forandringsledelse og den udskudte gevinst, når skiftet trækker ud.

Den udskudte gevinst er en reel post: bliver et skifte to måneder forsinket, rykker besparelsen eller effektiviseringen tilsvarende. Perioden skal stå i regnestykket med samme vægt som udgifterne.

SDU-nyheden om trykkeriet beskriver, at trykkeriservicen fortsætter i yderligere to måneder. En ekstern leverandør overtager opgaven pr. 1. marts 2027. Udskydelsen blev valgt for at sikre en gennemtestet og glidende overgang.

To måneders forlængelse betyder to måneders ekstra drift, før den nye leverandør overtager. Perioden skal stå i regnestykket på samme måde som de øvrige udgifter.

Interne timer og parallelkørsel skal med, selv når de ikke står på leverandørens faktura. Den udskudte gevinst opgøres som den periode, besparelsen rykker.

For at opgøre den udskudte gevinst i kroner skal besparelsen pr. måned kendes. Den månedlige besparelse ganges med antallet af forsinkede måneder.

Interne timer opgøres som antal timer ganget med en timesats. Timesatsen fastsættes ud fra virksomhedens egne lønomkostninger.

Skjulte omkostninger ved softwareskifte

Sådan stiller du regnestykket op trin for trin

Regnestykket: engangsudgifter + løbende licens/abonnement + interne timer + parallelkørsel = total før skat og moms. Derefter justeres totalen for skat og moms. Uden alle grupper er tallet ikke en totalomkostning.

Eksempel på løbende softwareudgift: GDPRdesk Solo fra 179 kr./md. koster 2.148 kr./år. ComplyClouds fra-pris på 1.500 kr./md. giver 18.000 kr./år. Forskellen er 15.852 kr./år. Det dækker kun den løbende gruppe.

Et abonnement på 500 kr./md. giver 6.000 kr./år. Hele beløbet kan fradrages for den regnskabsperiode, posten hører til.

Læg engangsudgifter, interne timer, parallelkørsel og skat/moms til efter trin 2-4. Uden de poster er beløbet ikke en totalomkostning. Det giver en totalomkostning for hvert år og for hele den valgte periode.

6. Tjek at alle grupper er med: løbende licens eller abonnement, engangsudgifter, interne timer, parallelkørsel og skat/moms. Hver gruppe skal have et beløb i kroner og en periode.

Totalomkostningen for et navngivet skifte kan først opgøres, når engangsudgifter, interne timer og parallelkørsel er lagt til. Uden dem er tallet ikke en totalomkostning.

De nødvendige tal for at gennemføre trinnene er: månedspris og årspris for abonnement, engangsbeløb for migrering, integration, test og uddannelse, antal interne timer og timesats, varighed af parallelkørsel samt reglerne for skat og moms. Uden disse tal kan totalen ikke beregnes.

Sådan beregner du totalomkostningen trin for trin

Vælg på fakta – ikke kun på pris

Totalomkostningen er den ene halvdel af faktagrundlaget: hvilke udgifter, hvilke timer og hvilken periode. Den anden halvdel er, hvilke funktioner virksomheden faktisk har brug for.

I GDPR-sammenligningen har løsningerne forskellige funktioner og priser. NorthGRC dækker bredere end GDPR alene – kun en fordel, hvis behovet rækker ud over GDPR.

It-aftalen indgår også i beslutningsgrundlaget. Ifølge Bech-Bruun skal både it-kunder og -leverandører overveje Data Act, når de indgår it-aftaler.

Uden for GDPR-området findes fx software til danske læge- og tandlægeklinikker. EG har overtaget A-Data, som leverer den type software, for en ukendt sum.

Vælg ikke alene ud fra pris. Den billigste løsning er ikke nødvendigvis den bedste, hvis den mangler nødvendige funktioner.