Hvilke krav i bogføringsloven påvirker valg af regnskabssystem?

Kort svar: Kravene der reelt styrer systemvalget

Vælg et system, der opfylder lovens krav. Det skal kunne registrere alle transaktioner digitalt, have teknisk uforanderligt revisionsspor, opbevare digitalt i mindst fem år med automatisk sikkerhedskopiering, håndtere e-faktura, lave SAF-T-udtræk på forlangende og følge anerkendte standarder for it-sikkerhed (LogiqConnect, e-conomic).

Det centrale valg står mellem et registreret og et ikke-registreret system. Ansvaret for de tekniske krav afhænger af, hvilken type system virksomheden vælger (LogiqConnect).

Har virksomheden en nettoomsætning fra erhvervsdrift under 300.000 kroner i to år i træk, gælder en undtagelse. Den dækker kravet om bogføringsbeskrivelse og elektronisk bogføring i et godkendt bogføringssystem (Dansk Revision).

Digital bogføring: Farvel til regneark og manuelle bøger

Den nye bogføringslov blev vedtaget 19. maj 2022 og trådte i kraft 1. juli 2022 (Dansk Revision). Alle forretningstransaktioner skal registreres i et kompatibelt digitalt bogføringssystem. Det afslutter lovlig brug af regneark og manuelle regnskaber til officielt regnskab (LogiqConnect). Dansk Revision kalder det et endeligt opgør med excel-ark og ringbind med fysiske kvitteringer.

Excel eller et hjemmestrikket regneark kan derfor ikke længere være virksomhedens officielle bogføringssystem. Udbydere skal registrere digitale bogføringssystemer og få dem godkendt hos Erhvervsstyrelsen. Virksomheden kan derefter frit vælge et system på Erhvervsstyrelsens liste over registrerede systemer, der opfylder lovens krav (Dansk Revision).

Undtagelsen er snæver. Virksomheder, foreninger m.v. med en nettoomsætning fra erhvervsdrift på mindre end 300.000 kroner i to år i træk kan slippe for kravet om bogføringsbeskrivelse og elektronisk bogføring i et godkendt system (Dansk Revision). e-conomic formulerer grænsen tilsvarende: undtaget er virksomheder med en årlig nettoomsætning på 300.000 kroner eller derunder i to følgende år.

Ansvaret er også ændret for dem, der bogfører for andre. Virksomheder, der fører regnskab for andre — fx revisorer — skal fremover dele ansvaret for, at alle krav overholdes, med de virksomheder, de bogfører for (e-conomic).

Omsætningsgrænse og undtagelse

Registreret eller ikke-registreret system – hvem har ansvaret?

Der er væsentlig forskel på registrerede og ikke-registrerede bogføringssystemer. Ved registrerede systemer er udbyderen primært ansvarlig for, at systemet opfylder lovens tekniske krav. Ved ikke-registrerede systemer har brugervirksomheden det fulde ansvar for overholdelsen og skal kunne dokumentere den (LogiqConnect).

Vælger man en registreret standardløsning fra Erhvervsstyrelsens liste, flyttes den tekniske byrde til udbyderen. Vælger man en skræddersyet eller egenudviklet løsning, der ikke er registreret, ligger bevisbyrden hos virksomheden selv.

Erhvervsstyrelsens vejledning om ikke-registrerede digitale bogføringssystemer supplerer bogføringsloven og bekendtgørelsen. Den gennemgår bestemmelserne mere detaljeret og giver forslag til implementering og fortolkninger (Erhvervsstyrelsen). Retsgrundlaget omfatter bl.a. bekendtgørelse BEK nr. 205 af 29/02/2024 om krav til virksomheders digitale bogføringssystemer, der ikke er registreret efter bogføringsloven (Erhvervsstyrelsen).

Ansvaret lander i praksis hos virksomheden. Det er ikke revisoren, der skal sikre, at systemet lever op til loven; virksomheden har selv ansvaret for sin ERP-løsning. Revisoren skal rapportere, hvis noget ikke er i orden, men det praktiske arbejde med bilag, brugere, afstemninger og e-fakturaer ligger hos virksomheden (Abakion).

Et konkret eksempel: Microsoft Dynamics 365 Business Central i skyen er registreret hos Erhvervsstyrelsen som standardløsning, mens Dynamics NAV og lokale løsninger ikke er (Abakion). Samme systemfamilie kan altså ligge på hver sin side af skellet afhængigt af driftsform og version.

Registreret vs. ikke-registreret system – ansvar og krav

Uforanderlighed og revisionsspor: Systemet må ikke kunne slette eller redigere

Loven indfører uforanderlighed: Når en transaktion er bogført, skal systemet gøre det umuligt at redigere eller slette den. Korrektioner skal ske via nye, omvendte posteringer, så revisionssporet forbliver gennemsigtigt og uforanderligt (LogiqConnect).

Kravet skal håndhæves teknisk i systemet, ikke bare være en intern politik. Loven stiller også krav til hver transaktions indhold: felter til transaktionsdato, beløb, bilagsnummer, transaktionstekst og valutakurs, hvis der bogføres i andet end danske kroner. Systemet skal selv tildele registreringsdato og fortløbende transaktionsnummer, så sporet fra den enkelte postering til regnskabet er ubrudt (Abakion).

Sporbarhed er et selvstændigt krav: Alle registreringer skal kunne følges fra bogholderi til regnskab, opgørelse eller opstilling, og tallene skal kunne opløses (BDO). Test derfor, om systemet kan vise, hvem der har registreret hvad og hvornår, og om ændringer efterlader et selvstændigt spor i stedet for at overskrive originalen.

Digitale bilag og sikker opbevaring i fem år

Virksomheder skal digitalt gemme alle posteringer og tilknyttede bilag — fx fakturaer og kvitteringer — i fem år (LogiqConnect). Samtidig skal hver postering kunne dokumenteres med et digitalt vedhæftet bilag (Abakion).

Opbevaringskravet rækker ud over selve arkivet. Det omfatter automatisk, ugentlig sikkerhedskopiering til en sikker server hos en uafhængig tredjepart inden for EU/EØS (LogiqConnect). Lovens krav til systemet omfatter bl.a. at understøtte registrering og sikker opbevaring af posteringer og bilag i mindst fem år samt automatisk sikkerhedskopiering (e-conomic).

Derfor skal løsningen have et indbygget digitalt arkiv, understøtte automatisk sikkerhedskopiering og lagre data inden for EU/EØS. e-conomic beskriver fx, at leverandøren gemmer regnskabsdata efter lovens retningslinjer og løbende tager backup, så regnskabsmaterialet opbevares sikkert i mindst fem år. Bogføringslovens definitioner af bilag, regnskabsmateriale og digitalt bogføringssystem er præciseret i Erhvervsstyrelsens vejledning (Erhvervsstyrelsen).

E-fakturering i OIOUBL og Peppol BIS

Et krav er, at systemet kan sende og modtage e-fakturaer i OIOUBL og Peppol BIS (LogiqConnect). Abakion nævner e-fakturering i OIOUBL og Peppol blandt de syv grundlæggende ting, ERP-systemet skal understøtte.

Derfor er e-fakturastøtte et konkret valgkriterium, ikke et fremtidigt ønske. Mangler systemet understøttelse af begge formater, opfylder det ikke et lovkrav og er uegnet til officiel bogføring. e-conomic fremhæver også understøttelse af fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer som en del af den automatisering, loven lægger op til.

Bed derfor om at se, hvilke fakturaformater systemet kan udstede og indlæse, og hvordan indgående e-fakturaer lander i bogføringen med bilag vedhæftet. Det er især afgørende, hvis virksomheden handler med offentlige parter eller internationale modparter.

SAF-T og automatisk erhvervsrapportering

Systemerne skal kunne lave SAF-T-udtræk, når det forlanges (LogiqConnect). Abakion nævner generering af data til myndighederne blandt de krav, der reelt afgør, om bogføringen er lovlig.

Rapportfunktioner og datastruktur er derfor ikke en eftertanke. Systemet skal kunne levere SAF-T på forlangende og sende data til myndighederne, uden at data først skal rekonstrueres manuelt i et regneark (LogiqConnect, Abakion). Mangler SAF-T-eksporten, eller kræver den manuel klargøring, er det et praktisk problem i forhold til et lovkrav.

Den nye bogføringslov rejser desuden spørgsmålet om automatisk erhvervsrapportering (Dansk Revision). Det taler for en løsning med indbyggede rapporteringsfunktioner frem for et system, hvor rapportering skal bygges ved siden af.

IT-sikkerhed, backup og løbende afstemning

Lovens krav til det digitale bogføringssystem omfatter bl.a. at opfylde anerkendte standarder inden for it-sikkerhed og sikre automatisk sikkerhedskopiering af posteringer og bilag (e-conomic). Systemet skal med andre ord ikke blot være teknisk funktionsdygtigt, men opfylde anerkendte standarder inden for it-sikkerhed.

Ved siden af sikkerheden står afstemningen. Virksomheden skal fortsat løbende afstemme — fx med banken — for at sikre, at bogføringen er opdateret (e-conomic). Abakion nævner elektronisk bankafstemning som et af de syv grundlæggende krav til ERP-systemet.

Konkret bør du kontrollere, om systemet kan importere banktransaktioner, foreslå match og dokumentere afstemningen. Kontrollér også, at systemet opfylder anerkendte standarder inden for it-sikkerhed, og at sikkerhedskopieringen er automatisk. Kravet om automatisk sikkerhedskopiering omfatter posteringer og bilag (e-conomic), mens automatisk, ugentlig sikkerhedskopiering til uafhængig tredjepart i EU/EØS gælder for opbevaringen (LogiqConnect).

Loven lægger desuden op til, at systemet letter den administrative arbejdsbyrde via automatisering. Det sker bl.a. ved at give brugeren mulighed for at kontere i overensstemmelse med en offentlig standard kontoplan (e-conomic).

Frister og omsætningsgrænse: Hvornår skal systemet være på plads?

Loven indfører trinvise implementeringsdatoer mellem 2024 og 2026 efter virksomhedstype og systembrug (LogiqConnect). Virksomheder, der indsender årsrapport til Erhvervsstyrelsen, skal senest overholde kravene på disse datoer.

Erhvervsstyrelsen præciserer tidspunktet for ikke-registrerede systemer. For virksomheder, der er årsregnskabspligtige efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1, og bruger ikke-registrerede digitale bogføringssystemer, forventes kravet at træde i kraft for regnskabsperioden, der starter fra og med 1. januar 2025.

For virksomheder, der ikke er årsregnskabspligtige efter samme bestemmelse og har haft en erhvervsmæssig nettoomsætning på mindst 300.000 kr. i de to forudgående år, gælder reglerne tidligst for indkomstperioder, der starter fra og med 1. januar 2026 (Erhvervsstyrelsen).

Samme lovændring indfører nye kontrolmuligheder for Erhvervsstyrelsen og højere bøder til virksomheder, der overtræder reglerne (Dansk Revision). Fordi valg, opsætning, kontoplan, bilagsflow og e-faktura skal være på plads inden fristen, bør man regne baglæns fra den dato, der gælder for ens virksomhedstype og systemtype.

Implementeringsfrister efter bogføringsloven

Tjekliste: Sådan vurderer du et regnskabssystem mod bogføringsloven

– Er systemet registreret hos Erhvervsstyrelsen og opført på listen over registrerede systemer? Hvis ikke: Kan virksomheden selv dokumentere, at kravene til ikke-registrerede systemer er opfyldt (LogiqConnect)?

– Håndhæver systemet uforanderlighed teknisk, så en bogført transaktion ikke kan redigeres eller slettes, og sker rettelser via nye, omvendte posteringer (LogiqConnect)?

– Indeholder hver transaktion felter til transaktionsdato, beløb, bilagsnummer, transaktionstekst og valutakurs, og tildeler systemet selv registreringsdato og fortløbende transaktionsnummer (Abakion)?

– Kan alle posteringer dokumenteres med et digitalt vedhæftet bilag, gemmes i mindst fem år og sikkerhedskopieres automatisk ugentligt til en uafhængig tredjepart i EU/EØS (LogiqConnect)?

– Kan systemet sende og modtage e-fakturaer i både OIOUBL og Peppol BIS (LogiqConnect)?

– Kan systemet udtrække SAF-T, når det kræves, og sende data til myndighederne (LogiqConnect, Abakion)?

– Opfylder systemet anerkendte it-sikkerhedsstandarder, understøtter automatisk sikkerhedskopiering, elektronisk bankafstemning og løbende afstemning samt kontering efter en offentlig standard kontoplan (e-conomic, Abakion)?

– Passer løsningen til virksomhedens frist: 1. juli 2024, 1. januar 2025, 1. januar 2026 eller 1. juli 2026 afhængigt af virksomhedstype og systemtype, og ligger virksomheden over eller under grænsen på 300.000 kr. i nettoomsætning (LogiqConnect, Erhvervsstyrelsen)?

Tjekliste: Vurdering af regnskabssystem mod bogføringsloven